Rechnungen für Amazon erstellen und versenden – Wie du Step by Step den Prozess automatisierst

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Amazon steht für Automatisierung – das hat der Weltkonzern in den letzten Jahren immer wieder unter Beweis gestellt. Doch auch wenn die Händler vom Versand bis zum Kundenservice mittlerweile alles outsourcen können, gibt es einen wichtigen Aspekt, um den sich jeder Händler weiterhin selbst kümmern muss: Das Erstellen von Rechnungen für Amazon-Kunden.

Die ordnungsgemäße Rechnungserstellung wird von vielen Verkäufern leider komplett vernachlässigt. Das kann zur Folge haben, dass man den Überblick über seine Verkäufe verliert und ständig Nachrichten von genervten Kunden bekommt, die eine Rechnung zugeschickt haben möchten.

Wie gut, dass du diesen Artikel gefunden hast! Ich stelle dir jetzt eine sehr günstige und stressfreie Möglichkeit vor, die Rechnungserstellung und den E-Mail-Versand zu 100% zu automatisieren.

Die Software, die wir nutzen, trägt den Namen Easybill. Ich selbst benutze Easybill seit Beginn und bin begeistert von der Verständlichkeit, Übersichtlichkeit und dem Kundenservice. Kauft heute ein Kunde eines meiner Produkte auf Amazon, zieht sich Easybill die notwendigen Daten aus einer API Schnittstelle mit Amazon, erstellt die Rechnung und sendet dem Kunden automatisch eine Mail mit der Rechnung zu. Dazu zu sagen ist, dass Amazon die E-Mails der Kunden verschlüsselt und der Kunde die Rechnung nicht im normalen Email-Postfach, sondern innerhalb des Amazon-Kontaktformulars zugeschickt bekommt.

Wie du die Erstellung und den Versand deiner Rechnungen für Amazon ebenfalls zu 100% automatisieren kannst, möchte ich dir jetzt zeigen.

Nachdem du dich kostenlos für den siebentägigen Testzugang registriert hast, gibst du zunächst über den Reiter „Meine Firma“ alle wichtigen Daten zum Unternehmen an. Die Software kommt hierbei mit allen Unternehmensformen zurecht und auch Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, können mit wenigen Klicks und vorgefertigten Texten ordnungsgemäße Rechnungen erstellen.

Easybill Rechnungen automatisieren

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Als nächstes müssen wir die Software mit der Amazon Schnittstelle verbinden. Dafür klicken wir im Menü auf den Reiter „Import Manager“ und innerhalb des Import Managers auf „Einstellungen“ und „Amazon„. Dort müssen die Merchant ID, die Marketplace ID und das „Auth-Token“ eingetragen werden.

Damit Easybill die für die Rechnungserstellung notwendigen Daten abfragen darf, müssen wir über folgenden Link eine Verbindung zwischen Easybill und Amazon herstellen:

https://developer.amazonservices.de/

Sobald du die Seite aufgerufen hast, klickst du auf den Button „MWS Aktivierung“ und füllst das Formular folgendermaßen aus:

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Nachdem nun die Verbindung zwischen Amazon und der Software hergestellt wurde, ist es wichtig, den automatischen Import (links im Menü) zu aktivieren. Das bedeutet, dass Easybill automatisch alle Rechnungsdaten aus Amazon zieht und für die Erstellung der Dokumente nutzt. Es lassen sich nach Belieben die Uhrzeiten für den Import einstellen.

Neben den normalen Rechnungen sollte man auch den Haken bei „Amazon FBA Rücksendungen“ aktivieren, damit auch eventuelle Gutschriften erfasst werden.

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Damit nun mit den importierten Daten automatisch Rechnungen erstellt werden, klicken wir wieder auf den Reiter „Einstellungen“ und wählen das Menü „Allgemeines“ aus. Ein neues Menü öffnet sich, in dem wir den ersten Punkt „Rechnungserstellung“ aufrufen und die Rechnungserstellung aus den automatischen Importen aktivieren. Das Rechnungsdatum können wir dem Kaufdatum gleichsetzen.

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Fast fertig! Aus den importierten Daten werden jetzt bereits automatisch Rechnungen erstellt. Allerdings haben unsere Kunden bisher wenig davon, da sie ihre Rechnung noch nicht zugeschickt bekommen. Um zu verhindern, dass wir unsere Zeit damit verschwenden, auf Rechnungsanforderungen manuell eingehen zu müssen, liegt der letzte Schritt darin, auch den Versand per Mail zu automatisieren.

Dank der Schnittstelle, die wir bereits eingerichtet haben, ist auch dieser Schritt für Easybill mit wenigen Klicks eingerichtet. Den passenden Menüpunkt findet man im Import Manager über „Einstellungen“ –> „Amazon“ –> „Versand„. Hier musst du den Punkt:“E-Mails für alle Bestellungen verschicken“ aktivieren und die Änderungen abspeichern.

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Glückwunsch! Ab sofort machst du dir keine Gedanken mehr und jeder deiner Kunden erhält automatisch eine Rechnung für seine Bestellung.

Pro Tipp zum Schluss: Mit Easybill lässt sich das Rechnungslayout individuell gestalten. Du kannst also in deine Rechnung auch einen kleinen „Dankestext“ integrieren, in dem du deine Kunden bitten kannst, das Produkt zu rezensieren oder ein Verkäuferfeedback abzugeben.

Klicke jetzt hier und teste Easybill sieben Tage kostenlos!

Ich wünsche dir viel Erfolg mit dem Verkauf auf Amazon!

Viele Grüße,

dein Hannes

Möchtest du wissen, welches die günstigste und einfachste Möglichkeit für Auslandsüberweisungen ist? Schau mal in diesem Artikel vorbei.


Bei den Links auf diesem Blog handelt es sich teilweise um Affiliate-Links. Ich empfehle dort nur Produkte oder Dienstleistungen, die ich selbst nutze und mich sehr weitergebracht haben! Solltest du eines der Produkte kaufen oder eine der Dienstleistungen nutzen, erhalte ich eine kleine Verkaufsprovision.


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18 thoughts on “Rechnungen für Amazon erstellen und versenden – Wie du Step by Step den Prozess automatisierst”

  1. Hallo, danke für diese super Anleitung! Über einen Tipp in der Buchhaltung würden sich bestimmt auch einige freuen, wie die Gutschriften etc. verbucht werden, da ja eigentlich Amazon das Konto führt.

    1. Hallo Eike,

      ich bin der Gründer von easybill.de und nehme als auch Steuerberater gerne zu Ihrer Frage Stellung:

      Eine Pauschalempfehlung oder Standardvorgehensweise für Amazonhändler gibt es leider in der Praxis nicht. Die Art und Weise der Verbuchung der Umsatzerlöse ist von vielen unterschiedlichen Gegebenheiten abhängig. So spielt zum Beispiel die Form der Gewinnermittlung (EÜR oder BILANZ bzw. Betriebsvermögensvergleich) oder auch derZeitpunkt der Entstehung der Umsatzsteuer (SOLL- oder IST-Versteuerung) eine wesentliche Rolle. Dazu kommen auch noch unterschiedlichste Buchungstechniken und etwaige zu überwachende Gesetzesbausteine. (Lieferschwellenregelung, elektronische Dienstleistungen etc.)

      Viele Steuerberater (In der Regel die Kollegen, die weniger Kontakt mit Amazon-Händlern bzw. Erfahrung im eCommerce-Bereich haben) versuchen oft noch bisherige Vorgehensweisen und alte Buchungstechniken auf Amazon-Händler zu übertragen. Z. B. das massenweise einzeln Verbuchen von Ausgangsrechnungen und das Zuordnen von Zahlungseingängen zu diesen (möglicherweise) hunderten bis tausenden von Ausgangsrechnungen. Es mag sicherlich Fälle geben, bei denen diese Vorgehensweise noch Sinn macht. Mir persönlich fallen aber keine ein.

      Mein Rat an dieser Stelle ist daher der Folgende:

      Zu empfehlen ist die Installation eines skallierbaren Systems zur Erledigung der Buchführung. Sprich ein System, bei dem der Bearbeitungsaufwand für die Erstellung der Buchführung nicht in einem kostanten Verhältnis zur Anzahl der abgewickelten Bestellungen steht. Der Aufwand also trotz zunehmender Anzahl an Bestellungen annähern gleich bleibt.

      Um dies zu erreichen ist zunächst stets das Gespräch mit dem Steuerberater zu suchen, damit eine gemeinsame Lösung erarbeitet werden kann. Aus meiner eigenen Praxis kann ich Ihnen versichern dass es sehr gute Methode gibt.

      Beste Grüße
      Philipp Gesell

  2. Ich finde easybill ok zum Rechnungen automatisieren. Mehr kann es dann aber auch nicht. Das menu ist auch alles andere als inutitiv. Tolle wäre ein Programm was Amazon Rechnungen und Gebühren direkt in die Buchführung mit übernimmt und einem bei der Umsatzsteuer Voranmeldung hilft. Alternativen wie fastbill und sageone fehlen leider auch elementare Funktionen.

    1. Hallo @Max:
      Wozu diese Informationen in die Buchhaltung übernehmen?
      Das ist doch gar nicht nötig. Zunächst mal muss man sich darüber im Klaren sein was man überhaupt braucht und was nicht. Bei easybill versuchen wir es seit Gründung zu vermeiden Dinge anzubieten oder zu programmieren die keinen wirklichen Nutzen bringen. Es wird leider an viel zu vielen Stellen verunsichert und Angst gemacht. In Wirklichkeit ist vieles einfacher als man denkt. Man muss sich nur damit beschäftigen.

  3. Hallo Hannes,

    danke ersteinmal für deinen tollen Beitrag. Darf man nach den Änderungen der Richtlinien eigentlich mittlerweile noch nach einem Review auf der Rechnung bitten?

    VG

    1. Hallo Yavuz,
      ja das ist grundsätzlich erlaubt. Nur darf die Rezension keine Pflicht sein im Gegenzug zum vergünstigten Produkt.

      Viele Grüße,
      Hannes

  4. Hi danke für den Beitrag,

    weißt du wie man automatische Mails für Kundenfeedback versenden kann?
    Also 3-4 Tage nach dem Verkauf eines Produktes auf amazon?
    Easybill kann das ja nicht, ich tippe auf Zapier. Kannst du was empfehlen?

    Weiter so!
    VG
    Viktor

    1. Moin Viktor,
      kann da leider nichts empfehlen. Es ist in Deutschland nicht erlaubt, den Kunden nach dem Kauf nur für die Bitte nach einer Bewertung anzuschreiben. Das liegt an den Gesetzen zum Schutz vor ungewolltem Spam.

      Vielen Dank für deine Motivation! 🙂

      Liebe Grüße
      Hannes

  5. Hallo,

    Danke für die einfache Anleitung!

    Werde jetzt easybill testen.

    Hab noch eine Frage:

    Hab jetzt schon alles eingerichtet.
    Nur beim Import meiner Bestellungen gibt es ein Problem!

    Mir werden nicht alle Bestellungen importiert – woran liegt das?

    Es wurden nur die Bestellungen , welche ich selber versendet habe importiert und die, die von Amazon versendet wurden konnte ich nicht importieren.

    kann mir jemand dabei helfen??

    danke

    1. Hallo Johann,
      freut mich, dass ich dir helfen konnte.
      Ich empfehle dir, einfach am Montag mit dem Support zu sprechen. Die sind extrem geduldig und hilfsbereit und sehen meistens sofort das Problem 🙂

      Viele Grüße
      Hannes

  6. Hallo Hannes!

    Wo finde ich diese Informationen … „Dort müssen die Merchant ID, die Marketplace ID und das „Auth-Token“ eingetragen werden“???

    Verkäufer-Thoken habe ich gefunden, das andere leider nicht!

    Danke und viele Grüße
    Marco

  7. Und wie bekomme ich die Umsätze in meine Buchhaltungssoftware? Ich muss ja trzdm. stets den Überblick über meine Einnahmen und Ausgaben haben.

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